İşletmenin Muhasebesiyle
İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında
Tebliğ ile, 1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere
aşağıdaki düzenlemeler yapılmıştır.
1 Ocak 2026 tarihinden itibaren Ticaret
siciline tescil edilen kollektif, komandit, anonim, sermayesi paylara
bölünmüş komandit ve limited şirketler ile kooperatiflere; pay defteri,
yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ve genel
kurul toplantı ve müzakere defterini elektronik ortamda tutma
zorunluluğu getirilmiştir.
1 Ocak 2026 tarihinden itibaren kuruluşu
ticaret siciline tescil edilen bu şirketlerde defterler, şirketin
ticaret siciline tescili ile birlikte eş zamanlı olarak sistemde
oluşturularak aktif hale getirilecektir.
Bankalar, finansal kiralama
şirketleri, faktoring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri
şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim
şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler,
umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk
şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim
şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici
şirketleri, 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununa
tabi şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketlerin
kuruluşları, 1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren elektronik ortamda defter
tutma yükümlülüğü kapsamına girmektedirler.
Bu şirketler, yükümlülüğün
doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde Tebliği Eki -1’deki
örneğe uygun düzenlenen bir kararla birlikte notere başvurarak fiziki
defterlerin kapanış onayını yaptırmak zorundadırlar.
Tebliğ, halen faaliyette bulunan ticaret şirketlerine karar defterlerini elektronik ortamda tutma zorunluluğu getirmemektedir.
Defterlerini elektronik
ortamda tutmaya başlayan şirketler, her ne sebeple olursa olsun söz
konusu defterlerini yeniden fiziki ortamda tutamayacaklardır.
6. Sistemde oluşturulan defterler üzerinde işlem yapma yetkisi, şirket
yönetim organı veya yönetici ortaklar tarafından yönetim organı üyeleri,
yönetici ortaklar veya üçüncü kişiler arasından belirlenecek sistem
kullanıcısına aittir. Sistem kullanıcısı olarak birden fazla
kişi belirlenebilecektir.
7. Sistem kullanıcısı, şirketin kuruluşunda Tebliğ Eki-2’deki örneğe
uygun olarak fiziki ortamda hazırlanan veya MERSİS üzerinden elektronik
ortamda oluşturulan ve şirket sözleşmesinde belirlenen yönetim organı
üyeleri veya yönetici ortakların tamamı
tarafından onaylanan bir formla belirlenir.
8. Fiziki olarak defter tutan şirketlerin elektronik ortamda pay defteri
tutmaya başlayacağı durumlarda fiziki pay defterinde yer alan güncel
durumu gösteren kayıtlar Kullanıcı tarafından elektronik pay defterine
aktarılır.
9. Elektronik ortamda tutulan defterler için açılış ve kapanış onayı aranmaz.
10. Sistem üzerinde
oluşturulan defterler şirketlerin kullanımına hazır halde elektronik
defter dosyası formatında Ticaret Bakanlığı’nın bilgi sisteminde
muhafaza edilir.
11. Sistemde, tüm işlemler kayıt tarihlerine göre üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamayacak şekilde kayıt altında tutulur.
12. Elektronik genel kurul ve yönetim kurulu sistemleriyle entegrasyon
sağlanana kadar elektronik ortamda düzenlenen kararlar Ticaret
Bakanlığınca duyuru yapılana kadar sistem kullanıcısı tarafından Sisteme
aktarılacaktır.
Defterlere kayda dayanak
fiziki karar tutanakları ve ilgili diğer belgelerin istenildiğinde ibraz
edilmek üzere muhafaza edilmesi zorunludur.
söz konusu tebliğ aşağıdaki linkte sunulmuştur.
